Cách trình bày thư giới thiệu săn học bổng đạt chuẩn và ấn tượng

Thư giới thiệu săn học bổng [Letter of Recommendation (LOR)] là 1 trong 3 tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ xin học bổng. Nhưng theo thầy Vĩnh Huy Fullbrighter, trong quá trình hướng dẫn hồ sơ săn học bổng, thầy nhận thấy đa số các bạn chưa biết cách trình bày 1 LOR tốt. 

Vậy thế nào là một LOR đạt chuẩn và gây ấn tượng?

I. Hình thức LOR

Thông thường có 1 số yêu cầu nhất định về hình thức đối với LOR khi gửi tới các chương trình học bổng hay các trường. LOR có tính hình thức cao, cho nên phải được đánh máy và in ra 1 cách trang trọng nhất nếu được yêu cầu phải gửi bằng đường bưu điên. Bên cạnh đó, LOR phải tuân thủ các nguyên tắc về mặt hình thức đối với 1 lá thư theo phong cách Âu - Mỹ, hoàn toàn khác với thể thức viết thư của Việt Nam. Ngoài ra, nếu có thể nên dùng giấy có tiêu đề (letter head) càng tốt để tăng thêm phần trang trọng. Hình thức 1 LOR được trình bày theo thứ tự như sau:

1) Phần đầu thư (Header)

Phần đầu tiên của LOR sẽ là logo của cơ quan, công ty, hay tổ chức của người viết LOR đang công tác được đặt bên trái và thông tin đầy đủ về địa chỉ cũng như website được đặt bên góc phải của LOR. Đối với những ai đã về hưu hay không còn công tác cho cơ quan nào thì có thể thay thế bằng địa chỉ nhà riêng hoặc để trống phần này.

2) Ngày ký thư (Date)

Ngay bên dưới logo phía góc trái của LOR là ngày mà người viết LOR chính thức ký tên.

3) Địa chỉ nơi nhận (Address of Recipient)

Kế đến là tên và địa chỉ của nơi nhận LOR. Tên có thể là tên của chương trình học bổng, tên của đại sứ quán của quốc gia cung cấp học bổng, và tên trường hay đơn vị cung cấp học bổng. Ngay bên dưới tên là địa chỉ đầy đủ và cụ thể. Thông tin này tùy theo chương trình học bổng mà các bạn nộp hồ sơ.

4) Tiêu đề (Subject)

Tiếp theo là dòng tiêu đề để thông báo cho nơi nhận biết mục đích của lá thư là gì. Dòng tiêu đề chuẩn có thể trình bày đơn giản, ví dụ: Subject: Letter of Recommendation for Vinh Huy

5) Lời chào (Salutation)

Có nhiều cách chào các bạn có thể tham khảo và sử dụng cho phù hợp:

• To Whom It May Concern:
• Dear Sir/ Madam:
• Dear Section Committee/ Panel:
• Dear Admissions Office:

Nếu các bạn biết được danh tính cụ thể của người nhận thì sử dụng:

• Dear Mr.
• Dear Ms.

6) Phần giới thiệu hay mở đầu (Opening)

7) Phần nội dung chính (Body)

8) Phần kết thư (Closing)

9) Ký tên (Signature)

Trước khi ký tên thì thường dùng:

• Sincerely yours,
• Best regards,

Ngay bên dưới chữ ký là tên họ đầy đủ (full name) của người viết LOR. Ngay bên dưới tên họ là:

• Chức vụ, học vị
• Phòng ban, khoa
• Số điện thoại liên lạc
• Địa chỉ email

Phần này nếu các bạn xin được mộc của cơ quan càng tốt, nếu không thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, có chương trình yêu cầu phải có mộc xác nhận của của cơ quan trong LOR.

II. Nội dung LOR

Đây là phần quan trọng nhất của LOR. Nội dung cụ thể trong từng phần sẽ được trình bày như sau:

1) Phần giới thiệu hay mở đầu (Opening)

Cũng giống như các loại văn bản mang tính trang trọng khác, LOR củng có phần giới thiệu hay đoạn mở đầu bao gồm những điểm sau:

• Nêu rõ lý do hay mục đích viết LOR, đồng thời ghi rõ tên người được giới thiệu cũng như tên cụ thể của chương trình hay trường mà ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển.

• Tiếp theo là người viết LOR giới thiệu ngắn gọn về bản thân và mối quan hệ với người được giới thiệu. Nêu rõ người viết LOR biết ứng viên trong hoàn cảnh nào và trong thời gian bao lâu.

• Bên cạnh người viết LOR cũng nên giới thiệu về phẩm chất, năng lực, trình độ chuyên môn, và chức vụ để hội đồng tuyển chọn có thể đánh giá được nội dung của LOR giá trị hay không.

2) Phần nội dung chính (Body)

Phần nội dung chính của LOR có thể trình bày trong 2-3 đoạn như sau:

• Body #1

Trình bày các phẩm chất nổi bật nhất của ứng viên được giới thiệu. Đặc biệt là tố chất lãnh đạo nếu các ứng viên muốn săn học bổng toàn phần của chính phủ. Phần này để thuyết phục hội đồng tuyển chọn, người viết LOR nên đưa ra các ví dụ cụ thể hay câu chuyện thật dẫn chứng cho những tố chất đó của người được giới thiệu. Bên cạnh đó, người viết LOR đánh giá về năng lực của ứng viên như thế nào? Lưu ý rằng hội đồng tuyển chọn của các chương trình học bổng hay hội đồng tuyển sinh của các trường đại học cần các thông tin cụ thể chứ không phải những lời nhận xét chung chung, đây là lỗi thường gặp nhất khi các bạn gửi các LOR cho thầy xem để nhận xét. Chẳng hạn như, để nhận xét về năng lực của ứng viên, những cụm từ như “ứng viên A là 1 sinh viên cần cù, thông minh, và có khả năng sáng tạo cao” sẽ là vô nghĩa và không có giá trị gì nếu các phẩm chất đó của ứng viên không được minh họa bằng những ví dụ cụ thể. Ngoài tác dụng là các dẫn chứng thuyết phục về năng lực của ứng viên, các vị dụ cụ thể này còn chứng tỏ rằng người viết LOR hiểu rõ ứng viên đến mức độ nào, điều này sẽ quyết định mức độ tin cậy của LOR đó.

• Body #2

Trình bày các thành tích hay kết quả đạt được trong học tập và công việc. Bên cạnh đó, người viết LOR cũng nêu ra những đóng góp hay cống hiến nơi cơ quan làm việc hay cộng động xã hội của ứng viên được giới thiệu. Phần này để thuyết phục hội đồng tuyển chọn, người viết LOR nên đưa ra các ví dụ hay câu chuyện dẫn chứng cho những thành tích đó của người được giới thiệu.

• Body #3

Ngoài những thông tin cơ bản trên, người viết LOR hoàn toàn có thể cung cấp những đánh giá có tính chất tình cảm và cá nhân về ứng viên. Chẳng hạn trong LOR người viết có thể nhận xét tính cách cá nhân của ứng viên và về cảm tình của người đó đối với ứng viên, … Đây cũng là trải nghiệm của chính bản thân thầy khi có được LOR, nhờ khả năng ngoại giao và thiết lập được quan hệ tốt, thầy đã tạo được mối quan hệ thân thiện với những người viết LOR, và họ đã bày tỏ các nhận xét tốt về tích cách của thầy.

3) Phần kết thư (Closing)

Phần cuối LOR, người viết sẽ tóm lại những gì đã trình bày trong phần nội dung đồng thời tạo ấn tượng đặc biệt cho hội đồng tuyển chọn về người mình giới thiệu. Lưu ý phần này người viết nên nhắc lại tên cụ thể của chương trình hay trường mà ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển, không ghi 1 cách chung chung mơ hồ.

III. Độ dài

Thông thường, đa số các chương trình học bổng không có yêu cầu cụ thể về độ dài hay số lượng từ. Tuy nhiên, cũng có những chương trình có quy định rất cụ thể về việc này. Thế thì nên viết như thế nào cho phù hợp? Điều này phụ thuộc vào mối quan hệ của người viết LOR và người được giới thiệu. Độ dài phù hợp đối vối 1 LOR là tối thiểu 1 trang và tối đa là 2 trang. Nếu ít hơn 1 trang thì LOR như vậy sẽ rất “nhẹ ký” vì sẽ thiếu thông tin để hội đồng có thể đánh giá đầy đủ về ứng viên! Nếu dài hơn 2 trang thì có thể gây ra cảm giác “ngấy” vì quá dài dòng nhiều khi không cần thiết. Thầy đính kèm bên dưới bài viết này hình minh họa cụ thể cách trình bày hình thức của 1 LOR để các bạn tham khảo.

Theo Thầy Vĩnh Huy Fulbrighter