Hồ sơ xin học bổng du học: cần viết những gì, khi nào và như thế nào?

I. Một số điều bạn cần có để làm đẹp hồ sơ xin học bổng du học

1) Hãy là chính mình

Kinh nghiệm đầu tiên và cũng là kinh nghiệm quan trọng nhất chính là bạn hiểu bạn như thế nào? Bạn mong muốn điều gì? Tại sao bạn lại đi học? Đi học xong bạn làm gì? Rất nhiều bạn với mong muốn làm đẹp hồ sơ xin học bổng du học của mình đã viết quá lên những kinh nghiệm hoạt động của mình, mà quên mất động lực quan trọng nhất để bạn đi học là gì. Bạn nên nhớ rằng có hàng nghìn người như bạn, và bạn phải tìm được một điểm độc đáo của bạn, để bạn có thể xuất sắc hơn những người khác. Bạn không cần là người giỏi nhất, nhưng bạn cần có một sự độc đáo. Sự độc đáo có thể từ một kinh nghiệm thực tế bạn rút ra bài học, từ một cuộc đối thoại với một người bạn vô cùng yêu quý, hoặc có thể từ mong muốn mà bạn có thể đạt được sau khi đi du học.

Có một bạn học sinh đã viết như thế này: “Tôi đã đọc rất nhiều bài luận xin học bổng du học và phát hiện ra một điều thú vị là học sinh nước tôi đều lấy lý do là gia đình không có đủ điều kiện tài chính để đi du học nên phải xin học bổng. Còn tôi, tôi tin bố mẹ tôi có đủ điều kiện cho tôi đi du học, nhưng tôi vẫn mong muốn được nhận học bổng này, vì đơn giản, tôi muốn tự lập như chính các bạn sinh viên trên thế giới.” Bạn có tìm thấy sự đặc biệt nào trong bài luận trên không?

(Ảnh: Backstage)

2) Lựa chọn phù hợp

Sau khi bạn hiểu bạn cần gì, bạn muốn gì, giờ đến lúc bạn cần lựa chọn những đặc điểm phù hợp với từng học bổng. Một thực tế bạn cần hiểu rằng các học bổng danh giá nhất (Chevening, Fulbright) hoàn toàn khác với các học bổng của từng trường. Bạn không thể copy hồ sơ bạn gửi cho các học bổng chính phủ để gửi cho các học bổng của trường được, vì mỗi loại có những yêu cầu khác nhau. Bạn cũng cần sử dụng các kinh nghiệm bản thân cho phù hợp với từng loại học bổng.

Đối với học bổng Lãnh đạo trẻ (trường đại học Indiana, Hoa Kỳ), một trong những yêu cầu của học bổng này là bạn có kinh nghiệm làm việc trong các cơ quan nhà nước tối thiểu 12 tháng, còn đối với học bổng ngành tài chính của trường đại học Leeds, Vương Quốc Anh, thì họ lại chỉ mong muốn bạn là công dân Việt Nam và có thành tích xuất sắc trong học tập và công việc. Vậy bạn biết mình phải lựa chọn như thế nào chưa?

3) Điểm thi IELTS, TOEFL, SAT, GMAT, và GRE

Các bài thi chuẩn hóa có thể coi là điều kiện nhất thiết cần để xin được học bổng. Khác với điểm GPA (trung bình học tập) là tùy thuộc vào chương trình đào tạo của từng quốc gia (ví dụ thang điểm Việt Nam là 10, thang điểm Mỹ là 4), thì các bài thi tiếng Anh như IELTS, TOEFL, hay bài thi tư duy như SAT, GMAT, GRE đều đã được chuẩn hóa để đánh giá trình độ của học sinh khắp nơi trên thế giới, vì thế bạn không thể viện cớ bạn ở Việt Nam nên điểm IELTS, TOEFL hay GMAT thấp được.

Do đó, để có thể cộng thêm một điểm vào hồ sơ xin học bổng, bạn cần phải có các điểm bài thi chuẩn hóa này càng cao càng tôt. Và sẽ thật khó để thuyết phục người khác cho bạn học bổng nếu bạn chỉ có IELTS 5.0.

(Ảnh: Macnigeria)

4) Hoạt động ngoại khóa

Học sinh, sinh viên Việt Nam ta rất thông minh và nhanh nhạy, vì thế sau rất nhiều năm kinh nghiệm xin học bổng, giờ đây các diễn đàn và trang mạng đều có một lời khuyên sắt đá cho các bạn muốn xin học bổng là cần phải có thật nhiều hoạt động ngoại khóa.

Nhưng sự thật thì không hoàn như vậy. Những người xét duyệt học bổng muốn bạn tham gia các hoạt động ngoại khóa để bạn phát huy được các tố chất cá nhân của mình, và để họ có thể phát hiện ra một tiềm năng nào đó của bạn. Bạn ghi ra quá nhiều hoạt động, người ta sẽ không thể biết bạn thực sự muốn làm gì, hay bạn chỉ muốn làm cho vui và đẹp hồ sơ thôi.

Một bạn học sinh trong hồ sơ học bổng của mình đã liệt kê 12 công việc khác nhau mà mình đã làm, nhưng không thể mô tả chi tiết một công việc nào. Một bạn học sinh khác chỉ có duy nhất một hoạt động ngoại khóa, nhưng có thể kể chi tiết từng quy trình, từng vấn đề gặp phải và từng bài học rút ra. Theo bạn, ai sẽ chiến thắng?

5) Thư giới thiệu

Kinh nghiệm cuối cùng để bạn có thể tạo được đột phá trong hồ sơ của mình chính là thư giới thiệu. Lựa chọn ai là người giới thiệu đặc biệt quan trọng, vì người đó không chỉ là người có chức vụ cao, mà còn là người hiểu bạn. Đa số các học bổng sẽ đều kiểm tra lại người giới thiệu bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi email, nếu người bạn chọn không hiểu và thân với bạn, họ sẽ không thể trả lời các câu hỏi liên quan đến bạn được. Và đương nhiên bạn sẽ thất bại cho dù người giới thiệu đó có là tổng giám đốc hay hiệu trưởng của bạn.

(Ảnh: Wiki How)

6) Bài luận xin học bổng hay

Các câu hỏi thường gặp: Vì sao bạn chọn học bổng và ngành học này của trường? Bạn hiểu gì về trường? Lý do cho thấy bạn xứng đáng nhận được học bổng? Định hướng nghề nghiệp và khát vọng cá nhân hoặc chia sẻ những kinh nghiệm và thành công mà bạn đã đạt được.

• Mục tiêu học tập phải thực tiễn và cụ thể
• Viết ngắn gọn: không quá 500 từ để tránh lạc đề và tạo sự nhàm chán cho hội đồng giám khảo.
• Cấu trúc bài chặt chẽ, nội dung rõ ràng, có dẫn chứng hoặc câu chuyện cụ thể để diễn tả ý.
• Tập trung phân tích sâu vào những ý cần diễn đạt và đưa nhiều ví dụ cụ thế, tạo sự thu hút cho hội đồng tuyển sinh.

(Ảnh: BBC)

7) CV

Không giống như các hồ sơ nhập học thông thường, hồ sơ đăng ký xin học bổng đòi hỏi các thí sinh phải đầu tư nhiều thời gian hơn. Ngoài những giấy tờ chứng từ như bảng điểm, thư giới thiệu (Reference Letter), bài tự luận (Personal Statement) thì một phần quan trong nhất trong hồ sơ mà các hội đồng xét tuyển quan tâm đó là CV (viết tắt của Curriculum Vitae - bản lý lịch học tập và làm việc).

CV là một yếu tố quan trọng trong hồ sơ học bổng vì thông qua CV hội đồng xét tuyển sẽ nắm được thông tin về tất cả các hoạt động, thành tích và những khả năng nổi trội của bạn. Những thông tin này sẽ quyết định bạn có được vượt qua vòng tuyển hồ sơ hay không.

Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để bạn có thể thể hiện hết được những hoạt động, thành tích nổi trội của bạn trong một bản CV ngắn gọn nhằm thuyết phục được hội đồng xét tuyển?

Mỗi trường đại học hay cơ sở giáo dục cung cấp học bổng sẽ có những yêu cầu khác nhau trong việc ứng tuyển. Có thể bạn sẽ được yêu cầu điền theo mẫu CV có sẵn hoặc cung cấp CV của riêng mình. Ví dụ, tại Châu Âu thông thường có một mẫu CV Châu Âu mà các ứng viên được yêu cầu sử dụng trong quá trình ứng tuyển.

Mặc dù có sự khác nhau trong cách thức nộp hồ sơ ứng tuyển nhưng để có sự chủ động bạn nên chuẩn bị cho mình trước một bộ CV. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tạo sự chủ động ví dụ trong trường hợp bạn biết thông tin về chương trình học bổng muộn. Ngay cả khi phải điền vào CV có sẵn thì việc copy từ CV được chuẩn bị công phu từ trước sẽ giúp bạn hoàn thiện nhanh chóng và giảm thiểu sai sót trong quá trình đăng ký học hay xin học bổng.

Bạn cũng nên chuẩn bị cho mình hai loại CV, một bản đầy đủ (chỉ nên dài tối đa từ 2-3 trang A4) và một bản rút gọn (1 trang A4). Bản đầy đủ để nộp cùng hồ sơ xét tuyển còn bản rút gọn dùng trong các trường hợp bạn muốn xin thư giới thiệu của các giảng viên, giáo sư hay người quản lý. Việc gửi kèm bản CV cho người giới thiệu sẽ giúp họ hiểu hơn về các thành tích của bạn, từ đó sẽ có thể có nội dung giới thiệu phù hợp và xác thực hơn với mục tiêu và kỳ vọng của bạn.

Mỗi người có cách thức trình bày thông tin và nội dung CV khác nhau, nhìn chung các mục của CV tương đối giống nhau nhưng bạn không nên phụ thuộc quá nhiều hay copy toàn bộ CV của người khác. Bạn là người hiểu bản thân mình nhất, vì thế nên tạo một bản CV thể hiện những tố chất và khả năng của mình một cách thông minh và sáng tạo. Đây chính là điều giúp bạn nổi trội hơn trong mắt hội đồng xét duyệt.

CV nên rõ ràng, ngắn gọn và súc tích, hơn nữa nó phải thể hiện được sự chuyên nghiệp và logic. Những lỗi nhỏ như chính tả, màu chữ, căn lề… cũng cần được kiểm tra cẩn thận.

Bạn có thể tham khảo ý kiến của các giáo viên hay tư vấn trong trường về CV của mình. Tuy nhiên những lời khuyên này chỉ mang tính tham khảo, hãy cân nhắc kỹ càng xem có thực sự phù hợp với mục tiêu của bạn hay không.

Nhìn chung CV thường có những phần chính như:

• Thông tin cá nhân (Personal Information): giới thiệu về tên tuổi, quê quán, thông tin liên lạc, … Lời khuyên của Hotcourses là chọn địa chỉ email có kèm theo tên/họ của bạn nhằm giúp nhân viên nhận hồ sơ dễ dàng tìm kiếm thông tin về bạn nếu có bất cứ sự cố hay yêu cầu nào. Hơn nữa điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của người nộp đơn.
• Trình độ học vấn (Education Background): giới thiệu trình độ học vấn, thời gian học, kết quả…
• Kinh nghiệm làm việc (Work Experirence): giới thiệu về các công việc đã từng làm, thời gian…
• Kinh nghiệm nghiên cứu (Research Experience): giới thiệu về các dự án thực tế, chương trình nghiên cứu mà bạn đã từng tham gia và kết quả, … Nội dung này đặc biệt quan trọng nếu bạn xin học/học bổng các chương trình mang tính nghiên cứu.
• Hoạt động ngoại khóa (Extracurricular Activities): giới thiệu về các hoạt động ngoại khóa bạn đã tham gia, thời gian. Ví dụ: các hoạt động đoàn trường, câu lạc bộ trường, tình nguyện…
• Các giải thưởng, bằng khen (Awards and Honours): các chứng nhận về thành tích trong học tập cũng như các hoạt động của bạn.
• Các kỹ năng (Skills): Các kỹ năng mền ví dụ, ngoại ngữ, máy tính, sử dụng các phần mềm máy tính, làm việc nhóm,… Nội dung này không cần quá chú trọng trong hồ sơ xin học trừ những trường hợp xin học/học bổng về những ngành nghề đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt như làm việc nghiên cứu độc lập, làm việc nhóm, làm việc trong phòng thí nghiệm,…
• Người giới thiệu/xác nhận (References): Những người này thường là giảng viên, giáo sư, hay cấp trên của bạn, …

Những phần trong một bản CV tuy giống nhau nhưng cách bạn khai thác và xây dựng mỗi phần là lựa chọn của bạn, vì thế nên dành thời gian để tạo nên một bản CV của riêng mình trong đó lột tả được hết những thế mạnh của bạn. Bạn cũng nên viết CV một cách trung thực vì những gì bạn viết trong đó thường sẽ là những câu hỏi đặt ra cho bạn trong quá trình phỏng vấn (nếu hồ sơ của bạn được chấp nhận).

II. Nên nộp hồ sơ xin học bổng du học vào thời điểm nào?

Quá trình chuẩn bị một bộ hồ sơ xin học bổng du học hoàn chỉnh thường kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm. Trong đó, thời gian thường mất nhiều nhất cho việc xin học tại trường đại học (vì cần ít nhất một tháng để trường xét hồ sơ và trả lời ứng viên), viết luận và xin thư giới thiệu.

Thời gian nhận hồ sơ của các học bổng thường vào khoảng tháng 12 đến tháng 4 hằng năm (đối với các trường có những kỳ nhập học mùa xuân, thời gian này có thể lùi lại đến tháng 10, tháng 11).

Tuy nhiên, đối với nhiều học bổng lớn, đặc biệt học bổng chính phủ thì thời gian nhận hồ sơ nằm trong khoảng tháng 9 đến tháng 1 hằng năm vì thời gian xét duyệt có khi kéo dài đến hơn 1 năm.

Theo Kênh tuyển sinh